Legal Tech Update: Keine Scheu vor digitalen Tools – was tun wenn`s keiner nutzt?
Beim vierten Legal Tech Update diskutierten ExpertInnen aus dem Legal Tech Bereich was es braucht, damit Innovation im Unternehmen ankommt. Eingeladen hatten Future Law und LexisNexis. Aus drei unterschiedlichen Perspektiven wurde aufgezeigt was notwendig ist, damit die Tools auch tatsächlich von allen genutzt werden und der Mehrwert ankommt.
Am Beispiel des Full Service Hinweisgebersystems Lexis WhistleComplete konnten Susanne Mortimore (LexisNexis) und Martin Reichteseder (.Loupe) deutlich machen, dass eine enge Abstimmung mit den Anwendern unerlässlich ist für die Entwicklung einer Legal Tech Anwendung, die auch benutzt werden soll. Dazu gehört, dass Dinge laufend an die Bedürfnisse angepasst werden müssen, so Susanne Mortimore. „Von der Idee zur Umsetzung hat es ein Jahr gebraucht, bis wir mit dem Produkt zufrieden waren. Ohne den engen Kontakt mit der Compliance-Community wäre uns dies nicht gelungen“. Hinter den Anforderungen der EU-Hinweisgeberrichtlinie steht ein Prozessmanagement, das durch eine reine „E-Mail Meldung“ nicht abdecket werden kann. Das Tool überwacht Fristen und Prozesse und bietet gleichzeitig einen transparenten Prozess, gleichwohl für den Hinweisgeber, wie für das Unternehmen. Durch ein Ampelsystem ist gewährleistet, dass im Fall einer schweren Anschuldigung ein unabhängiger Experte als Ombudsmann eingeschalten wird. Dies alles ein Ergebnis des intensiven Austausches mit der Zielgruppe des Tools. Der digitale interne Meldekanal wurde von LexisNexis in einem intensiven Prozess gemeinsam mit den Expert:innen von .LOUPE und Baker McKenzie als anonymes Full-Service-Hinweisgebersystem entwickelt.
Philipp Nagel (Legal Services RBI) ergänzt, dass hinter der Digitalisierung der Wunsch stand, mit technischen Lösungen Prozesse zu beschleunigen und Effizienzen zu erhöhen. Die kann in seinem Fall neben vielen anderen Anwendungsfällen beispielsweise den Umgang mit Daten betreffen, aber auch Aufbewahrungspflichten. Bei der Einführung der Digitalisierungs-Lösung setzte man hier intensiv auf Kommunikation. Einerseits in der eigenen Abteilung, als auch im Unternehmen bei denjenigen, die ebenfalls die Systeme anwenden sollen. Bei der Umsetzung habe man immer wieder aufgezeigt wo der Mehrwert liegt und was sich durch den Einsatz des Tools verbessert. Dabei hat man das Produkt laufend hinterfragt. Wie werden für den einzelnen die Wege kürzer und wie kann von der Synergie zwischen Fachbereich und Rechtsabteilung der optimale Nutzen gezogen werden?
Auch Nina Mitterdorfer (Doralt Seist Csoklich) hat bei der Entwicklung einer Plattform zu Immobilientransaktionen das Ziel gehabt, mit der Digitalisierung Ressourcen zu sparen und durch die Bündelung verschiedener Systeme Fehler zu vermeiden. Ihr Fazit war, dass der Weg ist ein weiter sei und man bereit sein müsse für laufende Anpassungen. Einig waren sich alle, dass laufende Tests unerlässlich sind und maßgeblich für den Erfolg des Produktes. Zusammenfassend stellte die Moderatorin Sophie Martinetz (Future Law) fest, dass die Bedürfnisse der unterschiedlichen Nutzergruppen gehört werden müssen. Susanne Mortimore ergänzte: „Kundennutzen ist bei der Digitalisierung das Wichtigste. Hier profitieren wir sehr von unserem Sales-Team, das weit mehr ist als eine reine Vertriebs-Abteilung. Hier kommen die Anregungen der Kunden zuerst an, dann werden diese gemeinsam mit der Produktentwicklung in die Weiterentwicklung der Produkte übernommen“.
Durch intensive Kommunikation mit den Anwendern und mit einer Offenheit für Veränderungen kann es also gelingen, dass Legal Tech Produkte künftig den Arbeitsalltag erleichtern und Prozesse schneller und effizienter abgewickelt werden.